障害者相談支援センターで働いている新人相談員です。
今度担当のご利用者様の支援会議があるのですが、訪問看護、訪問ヘルパー、デイサービス、後見人で時間を調整して支援会議を開かなければいけません。
これから支援会議の日程調整をしなければいけないんですが、どうやって日程調整したらいいかわからなくて困ってます💦
わかりました。
「支援会議の日程調整の方法」ですね。
これから解説していきます。
実は私もはじめて相談員になったばかりの頃、支援会議の日程調整はどうやったらいいのかわからず、、、苦労しました💦
参加者の1人の方の予定を聞いて、別の参加者に確認してみると、その日は都合が悪いと言われ、、、。何度も何度も日程調整をしてとても苦労しました💦
そんな時、「日程調整のコツ」があることがわかり、その方法を知ってからはスムーズに日程調整ができるようになって、ストレスがなくなりました。
今回はその「支援会議の日程調整のコツ」について解説していきたいと思います。
8時間
一日の一般的な就労時間
日本人は一日平均8時間働きます。この8時間をどうやって使うかで仕事の成果は大きく変わってきますし、収入も変わってきます。時間は仕事ができる人も仕事ができない人も公平なのです。大事なのは時間の使い方です。
この記事を読むメリット
この記事は次の人のために書きました。
- これから支援会議を開催するが、どうやって支援会議の日程を決めたら良いのかわからない相談員
- 支援会議の日程調整のコツに興味がある相談員
また、この記事を読むことで以下のような2つのメリットがあります。
この記事を読むことで、
- 支援会議の日程調整がスムーズにできるコツがわかる
- 何度も連絡調整をして、支援会議の日程調整で困ることがなくなる
では早速いきましょう
支援会議の日程調整をスムーズに行う3つのコツ
- 日程は「一番日程の調整が難しい人」から決める
- 抑える日程数は1番良いのは二日間。1日では少ないし、3日では多い。
- 日程調整は後回しにしない。参加者1人の日程を抑えたら迅速に他の日程も調整する。
順番に解説していきます。
コツ1:「一番日程の調整が難しい人」から決める
支援会議の日程調整の一つ目のコツは、「まずは一番日程の調整が難しい人から決めていく」ということです。
日程調整が難しい人は、ご家族様または後見人になることが多いですが、「普段は仕事をしていて休みの日が限られている方」の日程を聞いて、その日に合わせて他のヘルパー等のサービス業者が調整していくというような感じです。
先にサービス業者の日程に絞ってしまうと、おそらく何度も何度も家族や後見人に合わせて日程を調整しなければいけなくなって、なかなか決まらないことになってしまいます。
なので、最優先すべきは、日程調整が難しい方と言うことになります。
ここが一番大きなポイントです！
最優先すべきは「日程調整が一番難しい人」です
コツ2:参加者の抑える日程数は、一番良いのは二日間！
支援会議の日程調整をするには、参加する人の日程を抑えて調整する必要があります。
では、一体何日くらい参加者の日程を抑えれば良いのでしょうか?
ここで大事なのは、抑える日程が少なすぎると、日程調整ができなくなり、逆に抑える日程が多すぎると、日程調整はしやすいのですが、逆に参加者がたくさんの日にちを抑えられてしまうので困ってしまいます。
なので、調整役の人と参加者の間をとって、1番良いのは二日間、多くても三日間程度が良いでしょう。
一番良いのは2日間だけ日程を抑えて調整すること
コツ3：日程調整は後回しにしない。1人の日程を抑えたら迅速に他の日程も調整する！
コツの3つ目は、「日程調整は後回しにしない」ということです。
1人の日程を抑えたら迅速に他の日程も調整します。
僕は後見人として支援会議に参加する事が多々ありますが、
その時に、相談員によっては1週間程度も日程を抑える方がいます。
中には「2週間位予定を聞かせてください」というような相談員もいました。
こんなに日程を抑えられてしまうと、他の日程が入る場合もあるので困ってしまうというのが率直な意見です。
支援会議の日程調整のおかげで、他の日程が全然組めない!というようなことになってはいけません。
注意が必要ですね。
参加者の日程を過剰に抑えない！抑える日程は最小限に
以上が支援会議の日程調整の3つのコツになります。
質問
いやでも、いざやってみるとなかなか日程調整ができなくて時間がかかってしまいますよ。
どうしたらいいんですか？
そうですね。
慣れないうちは、時間がかかって当然ですが、時間がかかるからといって後回しにしていると、どんどん後回しになってしまいます。
時間がかかるからといって後回しにせずに、すぐに日程調整に取り掛かかるようにしましょう。
この日程調整は、やっていればだんだん慣れていくものですし、はじめての場合は連絡をするのも緊張すると思いますので、難しく考えないで、迅速に対応していきましょう！
ここまで、支援会議の日程調整をスムーズに行うコツについて解説してきましたがいかがでしたでしょうか?
もう一度おさらいすると、支援会議の日程調整をスムーズにする事は、
- 一番「日程の調整が難しい人」から決める
- 抑える日程数は1番良いのは二日間。1日では少ないし3日では多い。
- 日程調整は後回しにしない。1人の日程を抑えたら迅速に他の日程も調整する。
と言うことです。
この3つを意識するだけで、日程調整はぐんとスピードがアップすると思いますし、日程調整について苦手意識を持ってた相談員も、気持ちが楽になると思います。
日程調整は後回しせずに、即行っていきましょう！
日程調整は「即！行いましょう！」
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